Hướng dẫn cách kê khai hóa đơn điều chỉnh giảm khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử theo nghị định 123/2020/NĐ-CP và thông tư 78/2021/TT-BTC
1. Khi nào thì phát sinh hóa đơn điều chỉnh giảm?
Hóa đơn điều chỉnh giảm sẽ phát sinh trong các trường hợp sau đây:
+ Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót (Viết cao hơn thực tế, thỏa thuận) => Rồi được đã xử lý theo hình thức lập hóa đơn điều chỉnh giảm theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP
+ Trường hợp hàng bán bị trả lại => Người bán lập hóa đơn điều chỉnh giảm cho số lượng, giá trị hàng hóa bị trả lại
+ Trường hợp giảm giá hàng bán => Người bán lập hóa đơn điều chỉnh giảm đơn giá của hàng được giảm giá
+ Các trường hợp khác như: Điều chỉnh giá trị công trình, giá trị dịch vụ sau nghiệm thu, quyết toán…
2. Cách kê khai hóa đơn điều chỉnh giảm:
Theo khoản 3, điều 7 của Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ thì:
3. Việc khai bổ sung hồ sơ khai thuế liên quan các hóa đơn điện tử điều chỉnh, thay thế (bao gồm cả hóa đơn điện tử bị hủy) thực hiện theo quy định của pháp luật quản lý thuế.
Theo công văn số 28218/CTHN-TTHT ngày 16 tháng 6 năm 2022 của Cục thuế TP Hà Nội về chính sách thuế hóa đơn điện tử thì:
Theo Công văn 168/CTBDI-TTHT ngày 13/01/2023 của Cục Thuế tỉnh Bình Định về việc khai bổ sung thuế GTGT thì:
=> Vậy là theo Theo Công văn 168/CTBDI-TTHT này thì hóa đơn điều chỉnh sẽ kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn gốc (tháng 12/2022), chứ không kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh (tháng 1/2023)
Chi tiết về cách kê khai hóa đơn điều chỉnh giảm trong từng trường hợp như sau:
* Trường hợp 1: Nếu hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn gốc (lập sai) phát sinh cùng 1 kỳ kê khai thì thực hiện kê khai cả hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn gốc (lập sai) vào kỳ phát sinh (lập) 2 hóa đơn này
Thuế GTGT là loại thuế có kỳ kê khai theo tháng hoặc theo quý:
+ Với những doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo tháng thì xét trong cùng 1 tháng
+ Với những doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo quý thì xét trong cùng 1 quý
Hóa đơn số 00000525 được lập vào ngày 15/08/2024 (thuộc quý 3/2024)
| Số lượng | Đơn giá | Thành Tiền | Tiền Thuế | Tổng Thanh Toán |
| 01 | 11.000.000 | 11.000.000 | 1.100.000 | 12.100.000 |
Đến ngày 23/08/2024, phát hiện Hóa đơn số 00000525 có sai sót ghi đơn giá cao hơn đơn giá thỏa thuận nên bên bán đã xuất hóa đơn điều chỉnh giảm số 00000538 để điều chỉnh giảm đơn giá, thành tiền, tiền thuế và tổng thanh toán.
| Đơn giá | Thành Tiền | Tiền Thuế | Tổng Thanh Toán |
| -1.000.000 | -1.000.000 | -100.000 | -1.100.000 |
Vậy là:
=> Hóa đơn điều chỉnh giảm số 00000538 được lập vào ngày 23/08/2024 -> Tức là cũng thuộc vào quý 3/2024
=> Cả hóa đơn gốc (lập sai) số 00000525 và hóa đơn điều chỉnh giảm số 00000538 đều phát sinh ở cùng 1 kỳ, đó là kỳ quý 3/2024
=> Khi kê khai: Công Ty Thiện Phát sẽ khai cả hóa đơn điều chỉnh giảm số 00000538 và hóa đơn gốc (lập sai) số 00000525 vào kỳ phát sinh lập 2 hóa đơn này là kỳ quý 3/2024
| Hóa đơn | Bên bán | Bên mua |
| Hóa đơn gốc (lập sai) số 00000525 |
Kê khai dương: + Chỉ tiêu 32: 11.000.000 + Chỉ tiêu 33: 1.100.000 |
Kê khai dương: + Chỉ tiêu 23: 11.000.000 + Chỉ tiêu 24: 1.100.000 + Chỉ tiêu 25: 1.100.000 |
| Hóa đơn điều chỉnh giảm số 00000538 |
Kê khai âm: + Chỉ tiêu 32: -1.000.000 + Chỉ tiêu 33: -100.000 |
Kê khai âm: + Chỉ tiêu 23: -1.000.000 + Chỉ tiêu 24: -100.000 + Chỉ tiêu 25: -100.000 |
* Trường hợp 2: Nếu hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn gốc phát sinh khác kỳ kê khai thì phải kê khai điều chỉnh, bổ sung hóa đơn điều chỉnh vào kỳ tính thuế có sai sót (Kỳ phát sinh hóa đơn sai sót)
Ví dụ: Công ty Thiện Phát bán hàng cho công ty Bảo An, cả bên bán và bên mua đều có kỳ kê khai theo quý
– Ngày 30/09/2024, Khi bàn giao hàng hóa cho bên mua, công ty Thiện Phát đã xuất hóa đơn số 00000628 như sau:
| Số lượng | Đơn giá | Thành Tiền | Tiền Thuế | Tổng Thanh Toán |
| 03 | 10.000.000 | 30.000.000 | 3.000.000 | 33.000.000 |
Đến ngày 12/10/2024, phát hiện hóa đơn bị sai số lượng (Viết cao hơn 1 mặt hàng so với thực tế giao nhận) => Bên bán đã xuất hóa đơn điều chỉnh giảm số 00000653 để điều chỉnh giảm số lượng, thành tiền, tiền thuế và tổng thanh toán như sau:
| Số lượng | Thành Tiền | Tiền Thuế | Tổng Thanh Toán |
| -01 | -10.000.000 | -1.000.000 | -11.000.000 |
Vậy là:
+ Hóa đơn gốc (lập sai) số 00000628 được lập vào ngày 30/09/2024 -> Tức là thuộc vào quý 3/2024
+ Còn hóa đơn điều chỉnh giảm số 00000653 được lập vào ngày 12/10/2024 -> Tức là thuộc vào quý 4/2024
=> Hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn gốc đang phát sinh khác kỳ kê khai.
Kê khai thuế:
+ Đối với hóa đơn gốc (khi bán hàng) số 00000628 được lập vào ngày 30/09/2024 (thuộc vào quý 3/2024): sẽ phải kê khai vào tờ khai thuế GTGT của quý 3/2024
+ Còn đối với hóa đơn điều chỉnh giảm số 00000653 thì việc kê khai sẽ phụ thuộc vào 1 trong 2 tình huống sau đây:
+/ Tình huống số 2: Tại thời điểm lập hóa đơn điều chỉnh, doanh nghiệp đã nộp tờ khai của kỳ có hóa đơn sai sót thì phải kê khai điều chỉnh bổ sung KHBS (Điều chỉnh giảm) hóa đơn điều chỉnh vào kỳ có hóa đơn sai sót
Cách kê khai cụ thể cho từng tình huống như sau:
+/ Tình huống số 1: Tại thời điểm lập hóa đơn điều chỉnh giảm (ngày 12/10/2024), doanh nghiệp chưa thực hiện nộp tờ khai của kỳ quý 3/2024 thì thực hiện kê khai cả hóa đơn điều chỉnh giảm và hóa đơn gốc vào kỳ quý 3/2024
| Hóa đơn | Bên bán | Bên mua |
| Hóa đơn gốc số 00000628 |
Kê khai dương: + Chỉ tiêu 32: 30.000.000 + Chỉ tiêu 33: 3.000.000 |
Kê khai dương: + Chỉ tiêu 23: 30.000.000 + Chỉ tiêu 24: 3.000.000 + Chỉ tiêu 25: 3.000.000 |
| Hóa đơn điều chỉnh giảm số 00000653 |
Kê khai âm: + Chỉ tiêu 32: – 10.000.000 + Chỉ tiêu 33: – 1.000.000 |
Kê khai âm: + Chỉ tiêu 23: -10.000.000 + Chỉ tiêu 24: -1.000.000 + Chỉ tiêu 25: -1.000.000 |
+/ Tình huống số 2: Tại thời điểm lập hóa đơn điều chỉnh giảm (ngày 12/10/2024), doanh nghiệp đã nộp tờ khai của kỳ quý 3/2024 thì phải kê khai điều chỉnh bổ sung KHBS (Điều chỉnh giảm) hóa đơn điều chỉnh giảm số 00000653 vào kỳ quý 3/2024
Vào phần mềm HTKK => Chọn tờ khai thuế GTGT => Chọn kỳ quý 03/2024 => Chọn trạng thái tờ khai là “Tờ khai bổ sung”
=> Nhấn đồng ý để vào tờ khai rồi thực hiện điều chỉnh trực tiếp trên các chỉ tiêu liên quan như sau:
* Đối với bên bán: điều chỉnh giảm tại 2 chỉ tiêu 32 và 33
+ Chỉ tiêu 33 điều chỉnh = Chỉ tiêu 32 của tờ khai quý 3/2024 lần đầu – 1.000.000
+ Chỉ tiêu 24 điều chỉnh = Chỉ tiêu 24 của tờ khai quý 3/2024 lần đầu – 1.000.000
+ Chỉ tiêu 25 điều chỉnh = Chỉ tiêu 25 của tờ khai quý 3/2024 lần đầu – 1.000.000
Trên đây, là cách kê khai hóa đơn điều chỉnh khi doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử theo nghị định 123/2020/NĐ-CP và thông tư 78/2021/TT-BTC.
Còn trước đây, khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử loại cũ theo thông tư 32/2011/TT-BTC thì cách kê khai hóa đơn điều chỉnh giảm được thực hiện như sau:
“Căn cứ quy định nêu trên, đối với hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu, giảm thuế theo quy định thì thực hiện kê khai:
– Đối với bên bán hàng thì thực hiện kê khai hóa đơn điều chỉnh giảm vào Bảng kê mẫu 01-1/GTGT và ghi giá trị âm.
– Đối với bên mua thì thực hiện kê khai mẫu 01-2/GTGT và ghi giá trị âm.
Hiện tại Tổng cục Thuế đã hỗ trợ việc nhập số âm tại bảng kê 01-1/GTGT, 01-2/GTGT trên ứng dụng HTKK, iHTKK.”
Theo Công văn 4943/TCT-KK ngày 23/11/2015 của Tổng cục thuế:
“Ví dụ: Tháng 05/2018 Công ty A xuất hóa đơn bán hàng cho Công ty B với tổng giá trị hàng hóa bán ra là 100 triệu đồng, thuế GTGT đầu ra 10 triệu đồng. Công ty A và Công ty B đã thực hiện kê khai hóa đơn này theo quy định. Tháng 07/2018, Công ty B phát hiện hàng hóa đã giao không đúng quy cách, chất lượng.
– Trường hợp Công ty B trả lại toàn bộ hàng hóa: Công ty B xuất hóa đơn trả lại hàng cho Công ty A với giá trị hàng hóa trả lại là 100 triệu đồng, thuế GTGT là 10 triệu đồng. Căn cứ hóa đơn trả lại hàng, Công ty A điều chỉnh giảm doanh số bán và thuế GTGT đầu ra, Công ty B điều chỉnh giảm doanh số mua và thuế GTGT đầu vào tại kỳ tính thuế tháng 07/2018 (nếu còn trong thời hạn khai thuế) hoặc tháng 08/2018.
– Trường hợp hai bên thống nhất điều chỉnh giảm giá bán: Công ty A xuất hóa đơn điều chỉnh giảm giá trị hàng hóa và thuế GTGT theo quy định. Căn cứ hóa đơn điều chỉnh, Công ty A điều chỉnh giảm doanh số bán và thuế GTGT đầu ra, Công ty B điều chỉnh giảm doanh số mua và thuế GTGT đầu vào tại kỳ tính thuế tháng 07/2018 (nếu còn trong thời hạn khai thuế) hoặc tháng 08/2018.”
